Kosten van een groepsreis bijhouden en verdelen

Houd schattingen en betalingen uit elkaar

Geplande kosten zijn wat je verwacht uit te geven. Een uitgave is wat iemand echt heeft betaald. Houd die bedragen apart, zodat een geschat verblijf van €720 niet ineens als €1.440 meetelt zodra je de betaling van €720 invoert.

Bewaar per post het bedrag, de valuta, wie meedelen en de boekingsstatus. Voeg bij een betaling ook de betaler en datum toe. Koppel de betaling aan dezelfde geplande post als je hulpmiddel dat ondersteunt.

Voorbeeld: vier vrienden, drie nachten

De bedragen zijn fictief en laten alleen de rekenmethode zien. Het zijn geen prijzen voor een bestemming. In dit voorbeeld delen alle vier de vrienden elke post gelijk.

De €400 per persoon bevat €40 reserve. Blijft die reserve ongebruikt, dan hoeft niemand die als uitgave te vergoeden. Vervang de schattingen door offertes of eigen keuzes voordat je ermee plant.

Open het CSV-bestand in een spreadsheet en vervang de voorbeeldbedragen. Schattingen en werkelijke uitgaven staan apart. Het bestand berekent geen onderlinge saldi en is geen importbestand voor Awaii.

Noteer wie betaalde en wie meedeed

Stel: iemand betaalt €120 voor een diner waar drie mensen bij zijn. Bij een afgesproken gelijke verdeling is dat €40 per persoon. De vierde reiziger deelt niet automatisch mee omdat die bij de reis hoort.

Het saldo van een persoon is het betaalde bedrag min het eigen aandeel in de uitgaven. Bij een positief saldo krijgt diegene geld terug; bij een negatief saldo moet diegene betalen. Alle saldi samen horen op nul uit te komen nadat afrondingsverschillen zijn opgelost.

Gaat niet iedereen even lang mee? Gebruik eerst het rekenvoorbeeld voor verschillende verblijfsduren.

Zo werken kosten in Awaii

In Awaii voor iPhone kunnen verblijven en activiteiten geplande kosten bevatten. Je legt uitgaven vast met een betaler en een verdeling: gelijk, aangepaste bedragen, aandelen of percentages. Aangepaste bedragen zijn handig bij verschillende kamers of aantallen nachten.

Bij uitgaven in een andere valuta kun je een omrekening vastleggen. Controleer het oorspronkelijke en omgerekende bedrag: een referentiekoers kan afwijken van wat je kaartaanbieder in rekening brengt.

Op het web verzamel je antwoorden voor de reis, waaronder budgetvoorkeuren als die vraag aanstaat. Uitgaven invoeren en verdelen doe je in de iPhone-app. Een budgetantwoord in Align is geen betaling of definitief reisbudget.

Spreek de verdeling af voordat iemand betaalt

• Houd gezamenlijke kosten en persoonlijke aankopen apart.
• Spreek af wie voorschiet en wanneer anderen terugbetalen.
• Verdeel optionele etentjes en activiteiten alleen over de deelnemers.
• Bespreek wat wijzigingen en afzeggingen betekenen voor al gemaakte kosten.
• Controleer bonnetjes en noteer terugbetalingen, zodat je niet dubbel afrekent.

Nog aan het bepalen wat de reis mag kosten? Begin met begroten voordat je boekt.

Verder met jullie reis

• Verblijfskosten verdelen bij verschillende reisdata
• Bespreek de budgetvragen op tijd
• Plan de rest van de reis